Rembourser un employé : comment l'entreprise récupère la TPS et la TVQ

Guide pratique pour les PME du Québec — les conditions, la bonne période de déclaration, et les pièges du remboursement partiel.

⚠️ Information générale seulement. Ce texte n'est ni un avis fiscal ni un avis comptable. Chaque situation d'entreprise a ses particularités : validez toujours avec votre comptable ou directement auprès de Revenu Québec. Les liens vers les pages officielles sont en bas de page.

1. Mon employé a payé un achat de sa poche : l'entreprise peut-elle récupérer les taxes ?

Oui, si l'entreprise le rembourse. C'est une situation courante : un employé achète des fournitures en dépannage, paie un stationnement ou un repas d'affaires avec sa propre carte, puis présente le reçu. Comme l'achat n'est pas passé par les comptes de l'entreprise, il est facile d'oublier que les taxes payées peuvent tout de même être récupérées.

La règle se trouve à l'article 175 de la Loi sur la taxe d'accise pour la TPS et à l'article 212 de la Loi sur la taxe de vente du Québec pour la TVQ. Revenu Québec la résume ainsi : un employeur inscrit qui verse un remboursement à un salarié peut demander un crédit de taxe sur les intrants (CTI) et un remboursement de la taxe sur les intrants (RTI) correspondant à la TPS et à la TVQ remboursées.

La même règle vise deux autres situations : une société de personnes qui rembourse un associé, et un organisme de bienfaisance ou une institution publique qui rembourse un bénévole.

2. À quelles conditions ?

• L'entreprise est inscrite aux fichiers de la TPS et de la TVQ. Sans inscription, aucun CTI ni RTI.
• La personne était salariée au moment de l'achat. L'ARC précise que si elle n'était pas salariée (ou associée, ou bénévole) quand elle a acquis le bien ou le service, la règle ne s'applique pas.
• L'achat a été fait pour les activités de l'entreprise. Une dépense personnelle remboursée par gentillesse ne donne droit à rien.
• La taxe a réellement été payée par la personne sur son achat.
• L'entreprise a versé le remboursement.
• Les pièces justificatives habituelles sont conservées : le reçu doit contenir les mêmes renseignements que pour un achat fait directement par l'entreprise, selon son montant.

3. Dans quelle période dois-je réclamer le CTI et le RTI ?

C'est le point le plus souvent mal appliqué. Lorsque les conditions sont remplies, l'entreprise est réputée avoir payé la taxe au moment où le remboursement est versé — et non à la date du reçu de l'employé. Le CTI et le RTI se rattachent donc à la période de déclaration où vous remboursez.

Exemple

Une employée achète des fournitures le 20 décembre 2026. L'entreprise, qui déclare annuellement sur l'année civile, la rembourse le 10 janvier 2027. Les taxes de cet achat se réclament dans la déclaration de l'exercice 2027, celui du remboursement, et non dans celle de 2026.

Pour une entreprise qui déclare par trimestre civil, un reçu du 20 mars remboursé le 5 avril se réclame dans le trimestre d'avril à juin.

4. Et si je ne rembourse pas, ou seulement une partie ?

Aucun remboursement

La règle repose sur le remboursement. Si l'entreprise ne rembourse pas la dépense à son employé, elle ne peut pas demander de CTI ni de RTI en vertu de cette règle.

Remboursement partiel

Si vous ne remboursez qu'une partie de la dépense, le crédit est réduit en proportion. Selon Revenu Québec, avec la méthode du montant réel, on multiplie la taxe payée par le moins élevé des deux pourcentages suivants : la part du coût qui est remboursée, et la proportion d'utilisation du bien ou du service dans les activités commerciales.

Un employé achète pour 400 $ de matériel, utilisé uniquement pour l'entreprise.

Avec un remboursement complet, l'entreprise aurait pu demander 20,00 $ de CTI et 39,90 $ de RTI.

Les repas

Dans la plupart des cas, les restrictions habituelles s'appliquent aussi. Pour les frais de repas et de représentation, seule la moitié des taxes donne généralement droit au CTI et au RTI, y compris lorsque la dépense est remboursée à un employé.

5. Existe-t-il une méthode plus simple ?

Revenu Québec permet une méthode factorielle : au lieu de retrouver la taxe exacte de chaque reçu, l'entreprise demande un CTI égal aux 4/104 et un RTI égal aux 9/109 du montant total remboursé. Elle est permise si au moins 90 % des dépenses remboursées étaient taxables (sans compter les dépenses détaxées) et engagées au Canada, ou au Québec pour la TVQ.

• La méthode choisie pour une catégorie de dépenses (transport, hébergement…) doit être appliquée uniformément pendant tout l'exercice.
• Les exigences de documentation sont allégées, mais l'entreprise doit quand même tenir des registres adéquats et conserver certains renseignements sur chaque remboursement.

Les résultats des deux méthodes peuvent différer : le choix mérite une discussion avec votre comptable.

6. Et si c'est le propriétaire ou l'actionnaire qui paie de sa poche ?

Sa situation est différente. Les articles décrits sur cette page visent le salarié, l'associé d'une société de personnes et le bénévole.

Nous n'avons pas trouvé de position officielle qui règle clairement ce cas. Faites valider par votre comptable la façon de traiter les achats que vous payez vous-même pour votre société, avant de réclamer les taxes.

7. Comment bien documenter un remboursement ?

• Conservez le reçu original ou sa facture, lisible et complet selon son montant.
• Notez à quoi la dépense a servi pour l'entreprise.
• Gardez la preuve du remboursement : sa date et son montant. C'est la date qui fixe la période de déclaration, et le montant qui fixe le crédit en cas de remboursement partiel.
• Conservez le tout pendant six ans après la fin de la dernière année à laquelle les documents se rapportent. Voyez notre guide Quels reçus conserver et combien de temps.