Quels reçus conserver, combien de temps, et peut-on se passer du papier ?

Guide pratique pour les PME du Québec — durée et lieu de conservation, contenu des reçus, et ce qu'exigent Revenu Québec et l'ARC avant de jeter un original.

⚠️ Information générale seulement. Ce texte n'est ni un avis fiscal ni un avis comptable. Chaque situation d'entreprise a ses particularités : validez toujours avec votre comptable ou directement auprès de Revenu Québec. Les liens vers les pages officielles sont en bas de page.

1. Pourquoi mes reçus comptent-ils autant ?

Dès que votre entreprise est inscrite aux fichiers de la TPS et de la TVQ, elle doit tenir des registres : les taxes qu'elle perçoit sur ses ventes, mais aussi celles qu'elle paie sur ses achats. Les reçus et les factures sont les pièces justificatives qui appuient ces registres.

Ce sont aussi eux qui justifient vos crédits de taxe sur les intrants (CTI, pour la TPS) et vos remboursements de la taxe sur les intrants (RTI, pour la TVQ) : ils doivent porter les renseignements exigés par règlement, et Revenu Québec s'en sert pour vérifier vos déclarations. Le reçu n'est donc pas une simple formalité : c'est la preuve de l'argent que vous récupérez.

2. Que doit contenir un reçu pour être valable ?

Les renseignements exigés dépendent du montant total de l'achat, taxes comprises. Les paliers sont les suivants : moins de 100 $, de 100 $ à 499,99 $, et 500 $ et plus.

• Pour tout achat, le reçu doit notamment indiquer le nom du fournisseur (ou son nom commercial), la date et le montant total.
• Dès 100 $, les numéros d'inscription à la TPS et à la TVQ du fournisseur deviennent obligatoires.
• À partir de 500 $ seulement, le nom de l'acheteur (votre entreprise) est exigé, avec d'autres précisions.

Le tableau complet, ligne par ligne, se trouve dans notre guide CTI et RTI : récupérer la TPS et la TVQ payées.

3. Mon relevé de carte de crédit ne suffit-il pas ?

Non. L'Agence du revenu du Canada (ARC) précise qu'un relevé mensuel de carte de crédit ne constitue pas une pièce justificative suffisante pour demander un CTI. Il faut joindre une autre pièce, comme le reçu de la transaction ou la facture.

4. Combien de temps dois-je conserver mes reçus ?

La règle générale : six ans

Revenu Québec demande de conserver les registres et les pièces justificatives pendant les six années qui suivent la fin de la dernière année à laquelle ils se rapportent, à moins d'avis contraire de sa part. L'ARC applique une règle semblable.

Attention au point de départ : on ne compte pas à partir de la date du reçu, mais à partir de la fin de la dernière année où le document peut servir. Le bulletin d'interprétation de Revenu Québec donne l'exemple des pièces liées à l'acquisition d'immobilisations : elles doivent être conservées six ans à compter de la fin de la dernière année où elles peuvent servir à un calcul fiscal. Un reçu d'équipement peut donc devoir être gardé bien plus longtemps qu'un reçu de fournitures.

Les exceptions qui allongent le délai

Si vous vous opposez à un avis de cotisation ou contestez une décision devant les tribunaux, vous devez conserver les documents nécessaires au-delà des six ans, jusqu'à la fin du processus.

Peut-on détruire plus tôt ?

Seulement avec une autorisation écrite. Revenu Québec peut autoriser par écrit une personne à se départir de ses documents avant la fin du délai. Du côté fédéral, l'ARC prévoit le formulaire T137, Demande d'autorisation de détruire des registres, et rappelle que détruire des registres sans permission peut entraîner des poursuites.

5. Où dois-je les conserver ?

Selon Revenu Québec, les documents doivent être conservés à votre établissement, à votre résidence ou à tout autre lieu qu'il désigne, et être mis à sa disposition pour une vérification. L'ARC exige pour sa part que les registres soient conservés au Canada, à votre lieu d'affaires ou à votre résidence, sauf permission écrite.

Point important pour les services en ligne : l'ARC précise que des registres conservés à l'extérieur du Canada, même s'ils sont accessibles par voie électronique depuis le Canada, ne sont pas considérés comme conservés au Canada. Si vous confiez vos documents à un tiers, vous restez responsable de pouvoir les fournir sur demande. Renseignez-vous sur l'endroit où vos fichiers sont réellement hébergés.

6. Puis-je garder seulement une photo et jeter l'original papier ?

C'est la question centrale, et la réponse demande de la prudence. Il faut distinguer deux choses : numériser vos reçus, et détruire les originaux.

Numériser : accepté, avec des critères de qualité

Revenu Québec et l'ARC reconnaissent tous deux les images électroniques de pièces justificatives. Selon l'ARC, l'image doit être une reproduction exacte du document qu'elle remplace, fournir les mêmes renseignements, et être assez nette pour qu'on voie bien les détails importants. Une photo floue, coupée ou mal éclairée ne remplit pas ces conditions.

Détruire l'original : des conditions formelles

L'ARC indique que vous pouvez détruire les versions papier si la conversion en images a été faite selon les normes de l'Office des normes générales du Canada (norme CAN/CGSB-72.34, Enregistrements électroniques – Preuve documentaire). Si votre entreprise ne peut pas respecter ces normes, elle doit conserver les originaux. L'ARC ajoute qu'en cas de doute, il vaut mieux obtenir un avis juridique avant de détruire un document.

Le mémorandum TPS/TVH 15.1 décrit ce qu'est un programme d'imagerie acceptable. Parmi les exigences :

• un représentant autorisé confirme par écrit que le programme fait partie des activités habituelles de l'entreprise ;
• des procédures et des systèmes établis et documentés ;
• un registre indiquant la date de la numérisation, les signatures des personnes qui l'ont autorisée et effectuée, une description des documents, et si les originaux ont été détruits (avec la date) ;
• un index permettant de retrouver immédiatement un document ;
• des images claires et lisibles, et un système d'inspection et de contrôle de la qualité.

Le bulletin d'interprétation LMR. 34-1/R1 de Revenu Québec, auquel renvoie sa page sur la tenue de registres, pose des conditions semblables. Il prévoit notamment qu'une personne de l'organisation confirme par écrit au ministre que le programme s'intègre à ses activités ordinaires, et que le registre de numérisation indique, en cas de destruction des originaux, la date de destruction et celle de l'autorisation du ministre.

7. Et les factures que je reçois déjà en PDF ?

La règle va dans l'autre sens. Un document produit à l'origine sous forme électronique doit être conservé sous forme électronique lisible, même si vous l'avez imprimé (ARC). Revenu Québec demande aussi de conserver les registres électroniques de façon intelligible, sur ce même support, pendant toute la période de conservation. Ne supprimez donc pas le courriel ou le PDF après l'impression.

L'ARC demande également de faire des copies de sauvegarde de vos fichiers et de s'assurer qu'elles peuvent être restaurées dans un format accessible et utilisable.